Wywiad dotyczący kasy fiskalnej

Gdy chcemy kupić kasę lub drukarkę fiskalną warto przeprowadzić odpowiedni wywiad, który ułatwi nam podjęcie decyzji. Ponieważ z racji różnorakich wymogów i sytuacji, z którymi spotykają się przedsiębiorcy, producenci kas oferują różne urządzenia.

Jakie pytania warto sobie zadać?

1. Ile paragonów dziennie będziemy drukować?
2. Gdzie wykonywana będzie usługa lub sprzedaż
3. Ile urządzeń potrzebuję
4. Jak często korzystać będę z urządzenia fiskalnego
5. Ile produktów/usług/towarów będzie kodowanych
6. Czy do kasy/drukarki fiskalnej potrzebne będzie dodatkowe wyposażenie (waga, czytnik kodów, szuflada, terminal itp)

Ponadto w przypadku dość specyficznej działalności (apteka) warto rozważyć kupono drukarki. Podobnie drukarki wykorzystywane są w dużych sieciach handlowych, gdyż pozwalają na spięcie ze sobą wielu urządzeń w różnych punktach za pomocą systemu sprzedażowo magazynowego.

Na podstawie tego wywiadu rozróżnimy różne typy kas - małe, mobilne, średnie, duże oraz wspomniane drukarki fiskalne. Dla przykładu, jeśli prowadzimy punkt serwisowy oraz napraw, to część z nich wykonywać będziemy na miejscu u klienta, z tego względu warto zapatrzeć się mobilną kasę fiskalną. Łącznie napraw dziennie wykonamy kilka, a poręczność urządzenia pozwoli nam z łatwością z niego korzystać i to bez częstego ładowania. Dużym plusem jest zapis elektroniczny kopii, drukarka jest lżejsza i nie wymaga dodatkowego papieru.

Jakiej firmy urządzenia wybrać?

Gdy pada pytanie o firmę, która produkuje urządzenia fiskalne, to jak się okazuje wybór jest naprawdę szeroki. W gąszczu urządzeń jest w czym wybierać.

Jacy producenci dostępni są na rynku?

Wśród producentów urządzeń wymienić należy największe firmy Elzab,Novitus, Postnet,a za nimi Aclas, Farex, Incotex, Emar, Sharp i inne. Klienci najczęściej wybierają urządzenia znanych marek, bo po prostu są do nich przekonani. Zastrzeżeń nie budzi solidność i jakość sprzętu, oraz przede wszystkim dostępność urządzeń. Warto także wspomnieć o łatwości w obsłudze oraz niezawodności urządzenia. Ten ostatni szczegół jest baaardzo ważny, gdyż w sytuacji awarii urządzenia niestety nasze przedsiębiorstwo jest sparaliżowane. Pisałem o tym w poprzednim artykule.

W przypadku awarii kasy nie można prowadzić sprzedaży, jeśli nie posiadamy zastępczego urządzenia to jesteśmy uziemieni. Wyobraźmy sobie, że prowadzimy sprzedaż obwoźną lub wykonujemy usługi na miejscu u klienta, wówczas tracimy naprawdę bardzo dużo.

Dlatego bardzo liczy się sprawny serwis, który szybko upora się z usterką i pozwoli na dalsze rejestrowanie sprzedaży przy użyciu głównego urządzenia.

Gdybym miał polecić jakąś firmę, to jedną z wielkiej trójki.

Awaria kasy fiskalnej - co wtedy?

Tak jak mówią przepisy prawa w tym zakresie - kasa fiskalna jest konieczna w zależności od formy prowadzonej działalności - może nie zabrzmiało to prawnie poprawnie, mam na myśli rodzaj sprzedawanych towarów. Tak czy inaczej w pewnym momencie posiadanie kasy fiskalnej jest obowiązkowe, z racji podstawy do obliczania kwoty podatku i rejestrowania obrotu.

Każdy z nas posiadaczy kasy fiskalnej zastanawiał się - a co się stanie, gdy urządzenie odmówi posłuszeństwa? Mogę prowadzić sprzedaż czy nie?
Przede wszystkim to na przedsiębiorcy spoczywa odpowiedzialność za znajomość przepisów. Każdy urząd czy instytucja i o tym również mówią przepisy jest odpowiedzialny za zaznajomienie się z obecnymi przepisami. Awaria kasy fiskalnej jest sytuacją szczególną dlatego koniecznie warto wiedzieć co robić, aby nie narazić się na karę finansową.

Gdy dojdzie do awarii kasy mamy tak naprawdę dwa rozwiązania. Użyć urządzenia zastępczego lub zaprzestać sprzedaży. Nie ma innej możliwości, przepisy zabraniają ewidencjonowania sprzedaży "ręcznie", ta może być dokonywana wyłącznie na przeznaczonych w tym celu urządzeniach.

Kasa fiskalna - zastępcza

Wspomnieliśmy o zastępczym urządzeniu, czy inaczej mówiąc rezerwowej kasie fiskalnej. Przepisy nie nakładają na przedsiębiorcę posiadania dwóch kas, głównej i zastępczej na wypadek awarii tej pierwszej. Po prostu warto ją mieć na wypadek awarii, gdyż inaczej dzień bez sprzedaży będzie dniem stratnym. Przy tym należy poinformować US o zmianie urządzenia oraz o fakcie awarii, a po naprawieniu głównego urządzenia, o usunięciu usterki. Warto podkreślić, że urządzenie rezerwowe musi być używane w tym samym miejscu co urządzenie główne.

Gdy nie posiadamy urządzenia zastępczego/rezerwowego?

Niestety jeśli nie posiadamy innego urządzenia, na którym moglibyśmy prowadzić sprzedaż to niestety jesteśmy zmuszeni przepisami prawnymi do jej zaprzestania. Wynika to z przepisów, które jasno precyzują iż fakt sprzedaży musi być odnotowany na urządzeniu, przy czym wydane muszą być dwa paragony - dla sprzedawcy i kupującego. O awarii urządzenia należy jak wspomniałem powiadomić dany urząd oraz zgłosić awarię do serwisu

Mobilne kasy fiskalne - wady

Osoby prowadzące działalność gospodarczą wybierają różne rodzaje urządzeń, które ułatwiają i usprawniają prace. Jednym z takich urządzeń są mobilne kasy fiskalne, które bardzo często polecane są przez producentów dla małych lokali np. gastronomicznych.

Taki wybór urządzenia ma sens, gdyż transakcję można sfinalizować przy kliencie, oszczędza to czas i jest mile widziane dla klienta. Obecnie producenci oferują różne rodzaje urządzeń, dostosowane do wszelakich sytuacji i okoliczności, z którymi można się spotkać w czasie prowadzenia własnej działalności. Podobnie jak w przypadku "tradycyjnych" jak i mobilnych urządzeń warto kierować się jasnymi kryteriami:
- ile paragonów będzie drukowanych dziennie
- jak duża będzie baza towarowa
- jakie będzie natężenie sprzedaży
- czy urządzenie zapisuje kopie elektroniczną czy nie
- waga, zasobność baterii

Te ostatnie kwestie są bardzo ważne, gdyż to od nich w dużej mierze zależy sprawność i wygoda pracy. Dodatkowo warto uwzględnić fakt, czy urządzenie można podpiąć bezpośrednio pod komputer czy nie. W przypadku lokalu gastronomicznego ma to znaczenie drugorzędne, lecz w przypadku punktów usługowych prowadzących różną sprzedaż ma znaczenie, gdyż konieczna jest praca na magazynie aktualizowanym bieżąco. Sprzedaż produktu, którego nie ma na stanie jest nieraz bardzo kłopotliwa i ze strony sprzedawcy oraz dla samego klienta. Dlatego ważne jest bieżące aktualizowanie się stanu magazynowego.

W przypadku przenośnej kasy również ważna jest poręczność urządzenia, odporność na uszkodzenia mechaniczne oraz szczelność obudowy. Przypominam, że każdy przypadek awarii urządzenia powoduje, że konieczne jest użycie innego urządzenia rejestrującego sprzedaż, a gdy to zawiedzie to niestety mamy uwiązane ręce.

Niewątpliwymi wadami urządzenia przenośnego jest krótki żywot baterii (szybko się zużywają), ograniczona liczba możliwych zakodowanych towarów oraz nieporęczność urządzenia. Wadą jest również brak synchronizacji oraz możliwości połączenia z komputerem.

Najlepsza kasa dla Ciebie?

Prowadzisz biznes usługowy, np sprzedaż i serwis urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych. Zastanawiasz się zatem co zrobić, kupować od razu kasę czy kupować ją za jakiś czas. Ma to swoje mocne i słabe strony. Kupować czy czekać?

Jeśli nie zdecydujesz się na kupno kasy od razu to i tak za jakiś czas będziesz do tego zmuszony. Dochód na wysokości 20 tysięcy złotych to tak naprawdę bardzo mało, jeśli marzysz o utrzymaniu się na rynku to bardzo szybko przekroczysz ustaloną granicę, próg gdy taką ewidencję prowadzić i tak będziesz musiał.

Z mojej perspektywy bardziej opłaca się zakup urządzenia fiskalnego na stracie, gdyż każda sprzedaż i tak będzie musiała być ewidencjonowana. Jeśli liczba klientów szybko wzrośnie to papiery cie zakryją,poważnie. Znacznie łatwiej jest ewidencjonować sprzedaż od samego początku, nie masz bałaganu i masz wszystko pod kontrolą.

Osobiście polecałbym drukarkę zamiast kasy fiskalnej. Kasa ma wbudowany system operacyjny, zaś drukarka może działać podłączona do zdecydowanej większości systemów  operacyjnych. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa można rozbudowywać system sprzedażowy bez konieczności zmiany urządzenia.
Przykładem fajnych urządzeń są DELIO PRIME E oraz BONO. Zapisują one elektroniczne kopie, na wydrukach można umieszczać dodatkowe opisy produktów

Przepisy dotyczącze posiadania kas w 2017 roku

Może od początku, kolokwialnie rzecz ujmując:

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej ma podmiot lub osoba prowadząca działalność, która dokonuje sprzedaży os. fizycznym, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej. Kasa fiskalna jest obowiązkowa w sporej liczbie rodzajów prowadzonej działalności, istnieje jednak kilka wyjątków.

Istnieją także przepisy, które pozwalają na zwolnienie z obowiązku zakupu kasy fiskalnej. Np. gdy świadczymy takie usługi, które są całkowicie zwolnione z ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Drugim wyjątkiem jest nie przekroczenie progu 20 tys. złotych uzyskanych dochodów ze sprzedaży, dopiero po przekroczeniu tego progu powstaje obowiązek zakupu kasy i zgłoszenia jej do US. Przedsiębiorca ma na to 2 miesiące.

Warto podkreślić, że kasa fiskalna nie jest potrzebna przy sprzedaży wysyłkowej, jeśli przedsiębiorąca przy każdej transakcji otrzymuje płatność za towar na konto bankowe lub pocztowe. Wówczas cała transakcja i tak jest udokumentowana. Oczywiście osoby broniące się przed posiadaniem kasy fiskalnej mogą długo unikać jej posiadania, lecz w pewnym momencie i tak zostaną przytłoczone ilością dokumentacji sprzedażowej

Istnieje także możliwość uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej. Obecnie przepisy pozwalają na uzyskanie ulgi dla podatników, którzy, po raz pierwszy zgłaszają w US kasy fiskalne (lub inne urządzenia), które będzie wykorzystywał do ewidencjonowania obrotu i podatku oraz rozpoczyna ewidencjonowanie przed dokonaniem pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. (za vat.pl)

Istnieją również wyjątki, gdy nie można otrzymać ulgi:

• zaprzestanie działalności i następnie jej wznowienie, ze zgłoszeniem w urzędzie skarbowym nowych kas fiskalnych,
• zakup nowej kasy fiskalnej w miejsce kasy, która uległa awarii (Urząd Skarbowy w Pruszkowie, 12 kwietnia 2007r., 1421/AV4412/323/KASY/TS/07; Pierwszy Urząd Skarbowy w Poznaniu, 12 kwietnia 2005r., PP-1-005/67/05) lub która została skradziona (Izba Skarbowa w Gdańsku, 13 października 2006., PI/443-34/06/Z/09),
• zakup kasy "na wymianę", kasy rezerwowej, czy też kasy dodatkowej zgłoszonej w urzędzie po rozpoczęciu ewidencjonowania w kasie fiskalnej (Urząd Skarbowy w Skierniewicach, 10 maja 2005r., US.III.VAT/443/12/2005),
• zakup kas do nowych punktów handlowych (Urząd Skarbowy w Ostrołęce, 27 kwietnia 2006r., US15POIII/443/21/06/RCH),
• zakup kasy po przekształceniu tzw. spółki małżeńskiej w spółkę cywilną, ponieważ jest ona sukcesorem praw i obowiązków małżonków w zakresie rejestracji obrotu z zastosowaniem kas rejestrujących (Urząd Skarbowy w Kutnie, 9 lutego 2006r., US-III/443-4/2006; Izba Skarbowa w Katowicach, 31 sierpnia 2005r., PPB2 4407/I/33/2005).

oraz konieczność zwrotu przyznanej ulgi:

1. zaprzestanie używania kasy;
2. nie dokonanie w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis;
3. zaprzestanie działalności;
4. otwarcie likwidacji;
5. ogłoszenie upadłości;
6. sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału).

Za vat.pl